Administrateur(trice) de propriété

Chez Alcovi Capital, nous mettons l’intégrité en action en respectant les plus hautes normes éthiques et en assumant pleinement nos responsabilités dans chacune de nos interactions pour bâtir confiance et crédibilité. Nous plaçons nos clients au coeur de nos actions et nous nous efforçons de dépasser leurs attentes en offrant des services de qualité et conformes aux normes institutionnelles les plus élevées. Nous construisons des équipes et des systèmes résilients et évolutifs capables de s’adapter à la complexité et à la croissance pour assurer un succès durable. Nous favorisons la collaboration et la transparence en encourageant la communication ouverte et le travail d’équipe entre toutes les parties prenantes pour garantir un service fluide et efficace. Enfin, nous cultivons l’amélioration continue en adoptant l’innovation et en optimisant nos processus pour rester à l’avant-garde des besoins du marché et de la concurrence.

Gestion administrative et opérations

• Collaborer avec le coordonnateur des exploitations pour assurer le suivi administratif des bons de commande et des demandes de travaux des locataires.
• Soutenir la coordination entre les locataires, les fournisseurs et les intervenants internes afin d’assurer le suivi des demandes et des dossiers en cours.
• Assurer le traitement administratif des factures, des bons de commande et de la documentation connexe.
• Supporter la gestionnaire immobilière adjointe dans le processus des courus et des variances.
• Assurer le suivi des contrats de service, des assurances et des dates critiques.
• Veiller au respect des obligations contractuelles, administratives et réglementaires.

Recouvrement et gestion des créances

• Superviser la perception des loyers et des refacturations des locataires.
• Assurer les suivis auprès des locataires en défaut de paiement.
• Maintenir des dossiers à jour et documenter les actions de recouvrement.
• Amorcer les démarches de recouvrement appropriées selon les situations.
• Escalader les dossiers problématiques et collaborer avec les équipes internes.
• Participer à la négociation et au suivi des ententes de paiement.

Relations locataires

• Agir à titre de point de contact principal pour les locataires et assurer le suivi administratif de leurs demandes.
• Gérer les communications administratives avec les locataires (avis, renouvellements, augmentations de loyer, etc.).
• Maintenir à jour les dossiers et les informations des locataires.
• Assurer la conformité des données et des dossiers en fonction des ententes contractuelles.
• Coordonner les communications et les étapes administratives liées aux arrivées, départs, relocalisations, aménagements et déménagements des locataires.
• Participer à la coordination des visites de site avec les locataires et les différents intervenants.

Rapports et amélioration continue

• Contribuer à la préparation des rapports financiers et administratifs.
• Participer à l’élaboration et au suivi des budgets d’exploitation.
• Participer à la gestion des programmes environnementaux et à leur promotion auprès des locataires.
• Contribuer à la préparation des sondages, certifications et initiatives liées à l’expérience locataire.
• Identifier et mettre en œuvre des améliorations aux processus administratifs.
• Travailler en étroite collaboration avec le Directeur – Services techniques afin d’assurer le respect des échéanciers et engagements envers les locataires.
• Veiller à la bonne coordination entre les départements pour assurer l’efficacité des opérations.
• Superviser la performance des fournisseurs et des contrats d’entretien.
• Participer à l’optimisation des processus et à l’amélioration des pratiques organisationnelles.
• Soutenir les démarches de certification et de durabilité (BOMA, LEED, WELL, etc.).
• Collaborer avec l’ensemble des départements afin de favoriser une communication fluide et une culture d’amélioration continue.

• Diplôme en gestion immobilière, administration, finance ou domaine connexe
• 5 à 7 ans d’expérience en gestion immobilière commerciale
• Bonne maîtrise des baux, contrats et gestion financière
• Maîtrise d’Excel et des logiciels de gestion immobilière (ex. : Yardi)
• Excellentes aptitudes en communication pour répondre aux besoins des différents locataires et partis (français et anglais)