Administrateur(trice) de propriété
Lieu : Laval
Alcovi Capital fière gestionnaire d’Espace Montmorency est à la recherche d’un candidat ou d’une candidate dynamique aimant relever de nouveaux défis et capable de performer dans un environnement en pleine évolution et qui possède de l’expérience dans le secteur immobilier commercial pour se joindre à notre équipe de gestion immobilière. Le candidat ou la candidate retenu(e) sera responsable de soutenir l’équipe de gestion immobilière en s’assurant que les principaux aspects administratifs et comptables de base soient gérés de manière professionnelle, proactive et efficace.
Espace Montmorency est un projet multifonctionnel de 1,3 million de pieds carrés imaginé pour offrir un éventail de services et une atmosphère digne d’un centre-ville. Visant la certification LEED OR pour l’enveloppe du bâtiment et LEED AQ pour l’aménagement des quartiers en intégrant entre autres des processus automatisés de gestion de l’eau et en adoptant l’utilisation d’appareils à faible consommation d’énergie, le projet se promet d’être à l’avant-garde du design urbain tout en respectant l’environnement. À travers une offre impressionnante de bureaux, de cafés, de restaurants, d’un hôtel, de logements locatifs et d’espaces verts accueillants, la communauté, les étudiants, les travailleurs, les retraités, les foodies, les professionnels et les visiteurs pourront profiter de ce nouvel espace vibrant!
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Approbation des bons de commande et des demandes de travaux des locataires :
- Approuver ou obtenir l’approbation de la part du gestionnaire immobilier pour les bons de commande (BC) ou les demandes de travaux des locataires (DTL).
- Émettre les BC ou les DTL conformément aux instructions du gestionnaire immobilier.
- Recevoir les factures, vérifier l’exactitude de celles-ci, les relier aux BC ou DTL correspondants, coder les factures aux postes budgétaires appropriés.
- Obtenir, conformément à la cédule des autorisations, les approbations pour chaque facture et les traiter pour paiement.
- Intercepter les factures erronées et faire le suivi pour corrections auprès des fournisseurs et/ou entrepreneurs.
- Fournir sur demande des données aux comptables relatives aux frais des DTL pour fin de facturation aux locataires.
Comptes à recevoir :
- Gérer les comptes à recevoir des locataires, incluant la préparation et le traitement des dépôts quotidiens.
- Effectuer le suivi auprès des locataires afin de collecter les paiements de loyer avant le 5e jour du mois.
- Appuyer le gestionnaire immobilier en lui fournissant de l’information, des relevés, etc., afin de poursuivre la démarche de recouvrement (escalade) lorsque requis.
- Préparer les avis de défaut de paiement des locataires.
- Préparer le rapport de comptes à recevoir des locataires mensuellement en expliquant avec des commentaires précis les soldes dus et démarches encourus.
Correspondance :
- Préparer et envoyer les lettres de bienvenue aux locataires, incluant toute la documentation administrative pertinente pour les nouveaux baux.
- Mettre à jour les listes des locataires avec leurs coordonnées d’urgence.
- Travailler avec le service de comptabilité pour préparer la correspondance liée au rapprochement de fin d’année et aux nouveaux barèmes de loyer.
- Assurer la liaison avec les locataires afin de répondre à toutes questions administratives et/ou comptables relatives au bail.
Gestion des dates critiques et des contrats de service :
- Mettre à jour et effectuer le suivi de la liste des dates critiques pour tous les baux tels que renouvellement des assurances, échéance du bail, options de renouvellement et périodes de location gratuite.
- S’assurer de l’exactitude de l’information reçue en collaboration avec les comptables aux immobilisations et les avocats.
- Effectuer le suivi des contrats de service (dates d’échéance, renouvellements, obtention de documentation pertinente…).
Rapports de gestion et tâches administratives :
- Supporter le gestionnaire immobilier dans la production des rapports mensuels et trimestriels.
- Supporter le gestionnaire immobilier dans la préparation du budget d’exploitation annuel.
- Effectuer une grande variété de tâches administratives, dont le traitement de textes, le classement, la photocopie, la télécopie, la prise de rendez-vous, la coordination et l’organisation des rencontres.
Connaissances et expérience
- Diplôme d’études collégiales ou certificat en administration des affaires.
- Au moins 3 ans d’expérience pertinente dans un emploi lié aux baux commerciaux et aux documents connexes.
- Expérience requise en gestion de comptes à recevoir et de comptes fournisseurs.
- Maîtrise d’Excel, de Word, d’Outlook et du système Yardi (un atout).
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français, de même qu’une approche courtoise.
- Compréhension approfondie de la terminologie liée à la gestion, aux principes et aux procédures du secteur immobilier.
Au sujet d’Alcovi Capital
Profitant d’une solide réputation de partenaire de confiance auprès d’une clientèle particulièrement exigeante de propriétaires privés et d’investisseurs, Alcovi Capital offre des services de gestion immobilière et de gestion d’actifs immobiliers de la plus haute qualité, et ce, dans un cadre de relation à long terme fondée sur la transparence, l’agilité et l’imputabilité. Nous sommes persuadés que la clé du succès d’Alcovi Capital repose sur notre aptitude unique à nous ALigner sur des objectifs d’affaires COmmuns et une VIsion stratégique partagée avec notre clientèle. Ceci est l’essence même de la philosophie de notre entreprise et nous en avons même tiré son nom.
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